Cywilne kary i konsekwencje dla pracodawców

Jakie są kary cywilne dla pracodawców?

Kary administracyjne to grzywny nakładane przez Home Office na pracodawców zatrudniających osoby, które nie mają prawnego prawa do pracy w Wielkiej Brytanii. Kary te mają działać odstraszająco na nieprzestrzeganie brytyjskich przepisów imigracyjnych.

Pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności. Pracodawcy zostaną ukarani grzywną, jeśli wiedzieli lub mieli „uzasadniony powód, by sądzić”, że pracownik nie miał prawa do pracy w Wielkiej Brytanii.

Ustawodawstwo Wielkiej Brytanii

Ustawa o karach cywilnych jest opisana w Immigration, Asylum and Nationality Act 2006, Section 15, która została ostatnio zaktualizowana 22 października 2024 roku. Podsumowując, ustawa stanowi:

Zatrudnianie dorosłego podlegającego kontroli imigracyjnej jest nielegalne, jeśli nie posiada on ważnego pozwolenia na wjazd lub pobyt w Wielkiej Brytanii, lub jeśli jego pozwolenie wygasło lub ogranicza możliwość pracy.

Sekretarz stanu może nałożyć na pracodawców naruszających to przepisy kary finansowe do ustalonego maksymalnego limitu. Pracodawcy mogą uniknąć kary, udowadniając, że przestrzegali przepisów dotyczących kontroli prawa do pracy, chyba że wiedzieli, że zatrudnienie było nielegalne.

Kwoty kar administracyjnych w 2024 roku

23 stycznia 2024 roku, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wprowadziło znaczące podwyższenie maksymalnych kar za zatrudnianie nielegalnych pracowników. Podwyżka odzwierciedla wzmożone wysiłki rządu w walce z nielegalną pracą i stworzenie bardziej skutecznego środka odstraszającego przed nielegalnymi praktykami zatrudnienia. Ostatnia zmiana tych kar miała miejsce w 2014 roku.

Maksymalna kara cywilna potroiła się, wzrastając z 20 000 funtów do 60 000 funtów za każdego nielegalnego pracownika. Chociaż kara dla osób pierwszy raz łamiących przepisy została zmniejszona, grzywna znacznie wzrosła – z 15 000 funtów do 45 000 funtów za każdego nielegalnego pracownika.

Urząd ds. Wewnętrznych może nałożyć kary na podstawie raportów, dowodów, obserwacji lub wywiadów przeprowadzonych przez funkcjonariuszy imigracyjnych podczas wizytacji lub nalotów w miejscach pracy lub komisariatach policji. Do końca 2024 roku liczba wizytacji Urzędu ds. Wewnętrznych w celu sprawdzenia nielegalnego zatrudnienia wzrosła o 34%, a liczba aresztowań zwiększyła się o 25% w porównaniu z tym samym okresem w poprzednim roku.

Potencjał znaczących kar finansowych stanowi silną motywację dla pracodawców do poważnego traktowania swoich obowiązków związanych z przestrzeganiem przepisów. Obejmuje to przeprowadzanie dokładnych Right to Work checks oraz ustanawianie właściwych procesów weryfikacji w celu zapewnienia ciągłej zgodności.

Dodatkowe konsekwencje

Jeśli istnieją dowody na celowe działanie niewłaściwe lub rażące niedbalstwo, gdzie wiedziałeś lub miałeś 'uzasadnione powody, by sądzić', że pracownik był "niekwalifikowany", to znaczy nie miał prawa do pracy, możesz zostać skazany na karę pozbawienia wolności do 5 lat.

Pracownik jest dyskwalifikowany, jeśli jest dorosły podlegający kontroli imigracyjnej i nie otrzymał pozwolenia na wjazd lub pobyt w Wielkiej Brytanii, lub jego pozwolenie jest nieważne, wygasło lub jest ograniczone.

Kary za to wykroczenie zależą od jego powagi:

• W przypadku ciężkich przestępstw do 5 lat więzienia, grzywna lub oboje.
• Mniej poważne przypadki: kara pozbawienia wolności do 6 miesięcy, grzywna lub obie kary.

Poza karami, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych również 'piętnuje' poprzez aktualizację publicznej listy przestępców. Z nazwą i adresem opublikowanym na stronie rządowej, firmy mogą ponieść szkodę reputacyjną, podczas gdy osoby, które niewłaściwie zatrudniają personel domowy, mogą również mieć naruszoną prywatność.

Jak Urząd ds. Domu i Wnętrz oblicza kary

Urząd ds. Wewnętrznych stosuje ramy prawne do określania kar cywilnych za nielegalną pracę w oparciu o indywidualną ocenę przypadku. Wysokość kary jest uzależniona od historii przestrzegania procedur sprawdzania prawa do pracy, sytuacji finansowej oraz od tego, czy kwalifikujesz się do obniżenia kary o maksymalnie 5 000 funtów za każdy czynnik, na podstawie trzech czynników łagodzących:

1. Zgłaszanie podejrzanych o nielegalną pracę: Dowód zgłoszenia domniemanych nielegalnych pracowników do Urzędu ds. Imigracji.
2. Aktywna współpraca: Dowód na to, że w pełni współpracowałeś z Urzędem ds. Wewnętrznych podczas ich dochodzenia.
3. Skuteczne praktyki weryfikacji dokumentów: Pod warunkiem spełnienia obu powyższych kryteriów, dalsze wykazywanie solidnych procesów weryfikacji prawa pracowników do pracy.

Za pierwsze naruszenie w ciągu trzech lat, początkowa kara wynosi 45 000 funtów za każdego nielegalnego pracownika przed jakimikolwiek obniżkami. W przypadku kolejnych naruszeń punkt wyjściowy to 60 000 funtów.

Jeśli spełniasz jeden lub więcej z pierwszych dwóch czynników łagodzących, twoja kara może zostać zmniejszona. Jeśli udowodnisz, że zgłaszałeś podejrzenia, współpracowałeś w pełni, masz skuteczne procesy weryfikacyjne i nie byłeś karany w ciągu ostatnich trzech lat, kara może zostać zmniejszona do Ostrzeżenia.

Obowiązek pracodawcy zapobiegania nielegalnemu zatrudnieniu

Pracodawcy są odpowiedzialni za zapobieganie nielegalnej pracy w Wielkiej Brytanii poprzez przeprowadzanie kontroli prawa do pracy przed zatrudnieniem, aby upewnić się, że kandydaci są legalnie uprawnieni do pracy.

Kodeks praktyk dotyczący prawa do pracy (Right to Work Code of Practice), który zacznie obowiązywać od 13 lutego 2024 roku, określa obowiązki pracodawców w zakresie przestrzegania tych kontroli. Najnowsza wersja określa kroki, które pracodawcy muszą podjąć, aby uniknąć kar cywilnych w przypadku odkrycia nielegalnego zatrudnienia i wyjaśnia czynniki, które Urząd ds. Domu (Home Office) bierze pod uwagę przy określaniu wysokości ewentualnej kary.

Kodeks jest niezbędnym źródłem odniesienia dla pracodawców, którzy korzystają z niego wraz z wytycznymi udostępnionymi przez Home Office, aby zrozumieć, jak przeprowadzać kontrole prawa do pracy oraz jak jest administrowany system kar cywilnych. Jest również przydatnym zasobem do szkolenia personelu w celu zapewnienia zgodności z obowiązkami prawnymi związanymi z praktykami zatrudnienia.

Kontrola prawa do pracy w nowym reżimie

W ramach nowego systemu kar cywilnych, dokładne sprawdzenie prawa do pracy jest wymogiem prawnym dla wszystkich pracodawców w Wielkiej Brytanii, aby zweryfikować, czy każdy pracownik ma legalne prawo do pracy w UK. Dotyczy to wszystkich firm, niezależnie od wielkości czy branży, i jest kluczowe dla przestrzegania brytyjskich przepisów imigracyjnych.

Istnieją trzy sposoby przeprowadzenia kontroli prawa do pracy:

• ręcznie
• za pośrednictwem IDSP
• za pośrednictwem internetowej usługi Urzędu ds. Domu i Organizacji

Pracodawcy muszą znać proces i wymagania dotyczące wybranej metody oraz wiedzieć, jakie dokumenty są akceptowalne w celu potwierdzenia prawa pracownika do podjęcia pracy w Wielkiej Brytanii.

Proces ręcznego sprawdzania prawa do pracy

Ręczne sprawdzanie prawa do pracy odbywa się w ramach procedury Pozyskanie, Sprawdzenie i Kopia.

Pracodawcy muszą najpierw uzyskać oryginalne dokumenty od pracownika, które będą się różnić w zależności od tego, czy mają stałe czy tymczasowe prawo do pracy. Następnie muszą sprawdzić dokumenty pod kątem ich autentyczności, należności do danej osoby oraz potwierdzić, że mają oni uprawnienia do wykonywania oferowanej pracy. Po weryfikacji, pracodawcy muszą wykonać kserokopię dokumentów i bezpiecznie je przechowywać przez okres zatrudnienia osoby oraz dwa lata po zakończeniu zatrudnienia.

Technologia weryfikacji tożsamości cyfrowej (IDVT)

Technologia weryfikacji dokumentów tożsamości (IDVT) to cyfrowe narzędzie używane do weryfikacji tożsamości posiadaczy brytyjskich i irlandzkich paszportów lub irlandzkich kart paszportowych. Technologia ta pozwala pracodawcom na cyfrowe potwierdzenie tożsamości, zapewniając bardziej wydajny i niezawodny proces. Aby zapewnić zgodność, Home Office wymaga minimalnego Średniego Poziomu Pewności za pośrednictwem Dostawcy Usług Identyfikacyjnych (IDSP).

Kontrola prawa do pracy przez internet dla pracujących zdalnie

Usługa online weryfikacji prawa do pracy jest dostępna dla osób posiadających Kartę Pobytu Biometrycznego (BRC), Zezwolenie na Pobyt Biometryczny (BRP) lub Zezwolenie dla Pracownika Przygranicznego (FWP). Polega ona na tym, że potencjalny pracownik udostępnia pracodawcy kod udostępnienia, który pozwala pracodawcy na weryfikację prawa do pracy i tożsamości pracownika.

Internetowa weryfikacja prawa do pracy przez Home Office zapewnia pracodawcom ustawowe usprawiedliwienie przed cywilnymi karami za nielegalne zatrudnienie, pod warunkiem, że jest przeprowadzana przed zatrudnieniem i w określonych odstępach czasu.

Jak dochodzi do nałożenia kar administracyjnych

Zazwyczaj działania rozpoczynają się od anonimowego lub nieanonimowego zgłoszenia za pośrednictwem Immigration Enforcement hotline, lub są wynikiem dochodzenia przeprowadzonego przez Home Office.

Urząd ds. Wewnętrznych przeprowadzi wówczas niezapowiedzianą wizytację miejsca, nawet jeśli na tym etapie nie ma solidnych dowodów. Podczas wizyty zbiera informacje i przekazuje sprawę do zespołu ds. zgodności z karą cywilną.

Zespół ds. zgodności następnie wyśle do Ciebie prośbę o informacje, prosząc o:

• Potwierdzenie, czy zatrudniasz wskazanych pracowników lub informacje o faktycznym pracodawcy.
• Dowody przeprowadzenia kontroli prawa do pracy i kiedy zostały wykonane.
• Wszelkie zgłoszenia podejrzanych o nielegalną pracę.
• Szczegóły zatrudnienia zidentyfikowanych pracowników.

Masz 10 dni na złożenie wypełnionego formularza i dokumentów potwierdzających. Dokładność i terminowość Twojej odpowiedzi znacząco wpłyną na nałożoną karę.

Po otrzymaniu odpowiedzi na wniosek o informacje, zespół ds. zgodności z karą cywilną ocenia cztery kluczowe kryteria, aby ustalić wysokość kary. Na podstawie dostarczonych informacji mogą wydać albo formalne ostrzeżenie (bez kary), albo zmniejszyć karę cywilną, jeśli wykażą wystarczające złagodzenie.

Otrzymanie zawiadomienia o karze cywilnej

Jeśli zostanie stwierdzone, że zatrudniasz nielegalnego pracownika, Urząd ds. Imigracji wyda Zawiadomienie o Skierowaniu. Zawiadomienie to przedstawia sposób oceny sprawy oraz możliwe konsekwencje. Określi zarzucane naruszenie, proponowaną wysokość kary oraz termin na odpowiedź, zazwyczaj jest to 28 dni. Będziesz również poinformowany o konieczności zapoznania się z The Employer’s Guide to the Administration of the Civil Penalty Scheme w celu uzyskania dalszych wskazówek.

Jako pracodawca masz trzy opcje:

1. Akceptuj karę
2. Poproś o plan płatności
3. Zastrzeżenie kary

Uiszczanie kary cywilnej

Jeśli zaakceptujesz karę, masz 28 dni na jej zapłacenie. W przypadku pierwszego wykroczenia w ciągu ostatnich trzech lat, możesz kwalifikować się do 30% zniżki, płacąc całość w ciągu 21 dni od daty zawiadomienia w ramach Szybkiej Opcji Płatności (FPO).

Poproś o plan płatności

Jeśli nie jesteś w stanie zapłacić kary administracyjnej w całości, Urząd ds. Imigracji może zezwolić na płatność w ratach poprzez polecenie zapłaty. Zazwyczaj oferują plan ratalny na 24 miesiące lub do 36 miesięcy w wyjątkowych przypadkach. Jednakże, za płatności ratalne nie przysługuje żadna zniżka. Aby wystąpić o plan, musisz dostarczyć szczegóły swojej sytuacji finansowej i wyjaśnić, dlaczego nie możesz zapłacić całkowitej kwoty w ciągu 28 dni.

Zaoponowanie przeciwko karze cywilnej

Pracodawcy, którzy otrzymali Powiadomienie o Karze Cywilnej, mogą odwołać się od kary, odpowiadając na piśmie w ciągu 28 dni od określonego terminu płatności. Odwołanie musi zawierać dowody popierające jeden z następujących powodów:

1. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności (np. nie jest faktycznym pracodawcą).
2. Przysługuje im ustawowe usprawiedliwienie (przestrzegali odpowiednich procedur sprawdzania prawa do pracy).
3. Kwota kary jest nieprawidłowa lub nie uwzględniono czynników łagodzących.

Urząd ds. Wewnętrznych odpowie za pomocą Zawiadomienia o Wyniku Sprzeciwu, informując, czy kara została anulowana, zmniejszona, czy podtrzymana. Pracodawcy nadal mogą kwalifikować się do Szybszej Opcji Płatności (FPO), jeśli wniosą sprzeciw przed upływem terminu.

Jeśli kara pozostanie po wniesieniu sprzeciwu, pracodawcy muszą zapłacić w ciągu 21 dni. Wysokość kary może wzrosnąć, a wówczas zostanie wydane nowe Zawiadomienie o Karze Cywilnej.

Odwołanie od kary cywilnej

Jeśli sprzeciw zostanie odrzucony, pracodawcy mają prawo do odwołania na mocy sekcji 17 Ustawy o Imigracji, Azylu i Narodowości z 2006 roku. Można się odwołać do Sądu Hrabstwa (Anglia, Walia, Irlandia Północna) lub Sądu Szeryfa (Szkocja) w ciągu 28 dni. Odwołania muszą być oparte na tych samych podstawach co sprzeciw. W przypadku niepowodzenia pracodawca może być zobowiązany do pokrycia kosztów prawnych Urzędu ds. Imigracji.

Pracodawcy muszą rozważyć koszty związane z wynajęciem pomocy prawnej i reprezentacji w celu zakwestionowania lub odwołania się od kary. Decyzja ta zależy od tego, czy mają Państwo istotne podstawy do zakwestionowania zarzutów, co może prowadzić do zmniejszenia kary. Pracodawcy mogą znaleźć większe możliwości do przedstawienia swojej sprawy, gdyż mogą przedstawić dowody i świadków.

Nieuiszczenie kary cywilnej

Jeśli pracodawca nie uiści kary cywilnej w wyznaczonym terminie, sprawa zostanie zarejestrowana przez sąd, a działania egzekucyjne zostaną podjęte niezwłocznie. Kluczowe jest uniknięcie doprowadzenia do tego etapu, ponieważ może to mieć poważne konsekwencje, w tym:

• Bycie zarejestrowanym w systemach Urzędu ds. Imigracji wpływa na przyszłe wnioski imigracyjne.
• Wpływ na możliwość sponsorowania migrantów w Wielkiej Brytanii.
• To negatywnie wpływa na uprawnienia pracodawcy do pełnienia funkcji dyrektora spółki.

Ponadto, jeśli istnieją uzasadnione podstawy do przypuszczenia, że pracodawca świadomie zatrudnił nielegalnego pracownika, może to prowadzić do surowszych kar, w tym wyższych grzywien lub kary pozbawienia wolności.

Zapobieganie karom cywilnym

Ponieważ ciężar dowodu spoczywa na Pracodawcy, można uniknąć kar cywilnych, przeprowadzając odpowiednie kontrole prawa do pracy zgodnie z wytycznymi Urzędu ds. Imigracji. Regularne audyty dokumentacji prawa do pracy pomagają zapewnić zgodność z wymogami sponsor licence oraz minimalizować ryzyko kar. Szkolenie personelu zaangażowanego w te kontrole jest kluczowe dla informowania ich o najnowszych przepisach i zapewnienia dokładności. Pracodawcy powinni również zapoznać się z Kodeksem Praktyk dotyczącym Zapobiegania Nielegalnemu Zatrudnieniu oraz korzystać z Usługi Sprawdzania Pracodawców Urzędu ds. Imigracji w przypadku wątpliwości, aby utrzymać zgodność.

Uzyskaj pomoc w sprawie zawiadomienia o karze cywilnej

Otrzymanie zawiadomienia o karze cywilnej może być przytłaczające dla każdego pracodawcy. Istotne jest, aby niezwłocznie zająć się sprawą, ponieważ zignorowanie zawiadomienia może prowadzić do skierowania sprawy do sądu i poważniejszych konsekwencji.

Poza bezpośrednimi konsekwencjami prawnymi, naruszenie może spowodować znaczne szkody operacyjne, finansowe oraz negatywnie wpłynąć na reputację. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych publicznie rejestruje te kary, co dodatkowo wpływa na wizerunek firmy.

Najlepszym sposobem uniknięcia kary cywilnej jest zapewnienie solidnych środków zgodności, w tym uzyskanie licencji sponsora, przeprowadzenie właściwych kontroli prawa do pracy oraz wydawanie certyfikatów sponsorowania dla wizy pracowniczej tymczasowej oraz wizy pracowniczej wykwalifikowanej. Pracodawcy muszą być proaktywni i sumienni w spełnianiu swoich obowiązków związanych z zgodnością.

Przestrzeganie przepisów jest wymogiem prawnym. Niezastosowanie się do tych wymagań może skutkować surowymi karami finansowymi oraz długotrwałym uszczerbkiem na reputacji. W przypadku otrzymania kary administracyjnej zaleca się skonsultowanie się z prawnikiem ds. imigracji, aby poradzić sobie z zawiłościami prawa i określić najlepszy sposób postępowania.

QC Immigration oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie imigracji biznesowej oraz zarządzania licencją sponsorską. Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać z ekspertem ds. imigracji i omówić swoją sprawę.